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    Efficienza sul lavoro: vantaggi e svantaggi dello smart working

    Gabriele Gabbini
    Scritto da Gabriele Gabbini
    il 13 aprile 2021
    tempo di lettura: 6 minuti

    Indice

    1) Introduzione

    2) I vantaggi dello smart working

    2.1) I vantaggi per l’azienda

    2.2) I vantaggi per il dipendente

    3) Gli svantaggi dello smart working

    3.1) Gli svantaggi per l'azienda

    3.1) Gli svantaggi per il dipendente

    4) Lo smart working come soluzione del futuro

    1) Introduzione

    Smart working, lavoro agile, telelavoro; oppure semplicemente “smart”, per gli habitué. L’abbiamo sentito chiamare in molti modi diversi ma il concetto è sempre lo stesso, sebbene con alcune sfumature: lavorare da casa.

    Un’idea tutt’altro che nuova, di cui si discute già da anni ma che in Italia, come spesso accade quando si parla di “innovazioni culturali”, ci ha messo un po’ più di tempo ad attecchire, riservata inizialmente ai dipendenti delle aziende pubbliche o delle grandi compagnie digitali.

    A rivoluzionare tutto però, (compresa la Legge sul lavoro agile) ci ha pensato la pandemia di Covid-19, la cui contagiosità ha costretto la maggior parte delle aziende e industrie nostrane a ribaltare da un giorno all’altro le proprie priorità, riconoscendo nello smart working l’unica possibilità per tenere le serrande alzate.

    Eppure, nonostante il 2020 abbia visto oltre 6 milioni di lavoratori impegnati al pc direttamente dal proprio salotto durante il lockdown (con risultati che parlano di benefici sia per i dipendenti che per le aziende), in molti casi non si è ancora superato lo stereotipo di smart working inteso come “premio” da assegnare al dipendente; o, peggio ancora, come un sinonimo di “giorno vacanza”.

    È il momento di lasciare spazio ai dati sullo smart working allora, per fare un bilancio di questo primo avvicinamento al lavoro agile, sebbene “forzato” dall’esplosione di Coronavirus.

    2) I vantaggi dello smart working

    Stando ai dati riportati dalla Ricerca dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, durante la fase più dura dell'emergenza sanitaria il lavoro agile ha coinvolto rispettivamente il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni del Bel Paese e il 58% delle PMI: un totale di 6,58 milioni di lavoratori contro i soli 570mila censiti nel 2019.

    2.1) I vantaggi per l’azienda

    Un primo elemento “positivo” sta nel fatto che per rispondere all’emergenza molte aziende hanno dovuto accelerare una “transizione digitale”, contribuendo ad accrescere le competenze tecnologiche dei dipendenti (per il 71% delle grandi imprese e il 53% delle PA), a ripensare diversi processi aziendali (59% per le aziende private e 42% per le pubbliche) oltre ad abbattere, almeno in parte, alcuni dei pregiudizi sul lavoro agile.

    Il lockdown ha spinto le imprese ad adeguarsi in fretta a un’emergenza mondiale, aumentando il proprio “parco macchine” per fornire ai dipendenti gli strumenti indispensabili per lavorare lontano dall’ufficio, conciliando le necessità dei lavoratori con le disponibilità del portafogli: una soluzione a questo dilemma è arrivata dal mercato del noleggio, garanzia di una risposta immediata senza grossi esborsi grazie a piattaforme come Never Buy, in grado di fornire tutto il necessario per trasformare la casa in un piccolo ufficio.

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    Entrando più nello specifico dei vantaggi legati al lavoro agile, recenti studi hanno stimato un incremento della produttività dei dipendenti in smart working pari a circa il 15%, a fronte di una riduzione dell’assenteismo stimabile intorno al 20%. Non solo: quando si citano i vantaggi del lavoro agile non si può non parlare dell’opportunità di risparmio per la imprese nella gestione degli spazi fisici, che potrebbero essere completamente ripensati in funzione del minor numero di dipendenti presenti in ufficio.

    Altro fattore da considerare è il rapporto che lega manager e responsabili ai membri delle varie squadre di lavoro: lo smart working infatti tende ad aumentare il rapporto di fiducia tra management e dipendenti, col risultato che questi ultimi svolgeranno lo stesso lavoro di sempre ma con risultati perfino migliori. I lavoratori inoltre, risparmiando tempo sul viaggio, saranno più portati a dedicare ogni giorno un po’ più di tempo alle attività professionali, potendo contare in ogni caso su una maggiore quantità (e qualità) del proprio tempo libero.

    2.2) I vantaggi per il dipendente

    A prescindere da ruoli o età, lo smart working può rappresentare una chiave per migliorare l’equilibrio tra il lavoro e la vita privata. L’obbligo di presenza in ufficio infatti toglie molto tempo alla famiglia e, più in generale, ai propri interessi, mentre la flessibilità è garanzia di una maggiore libertà di organizzazione, che contribuisce a valorizzare il benessere psico-fisico dei dipendenti.

    Un dipendente più felice inoltre è meno predisposto a “guardarsi intorno” alla ricerca di un nuovo lavoro e tende anzi ad aumentare proporzionalmente la propria produttività e creatività, riconoscendo la fiducia che gli viene riservata per raggiungere gli obiettivi prefissati con una maggiore determinazione.

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    3) Gli svantaggi dello smart working

    Il ricorso forzato e repentino al lavoro da casa imposto dal lockdown ha rivelato però per molte organizzazioni una forte fragilità tecnologica, estesa anche alle imprese più strutturate. Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working, infatti, il 69% dei grandi “colossi” aziendali ha dovuto aumentare la propria disponibilità di pc portatili; il 65% è stato costretto ad aggiornare i sistemi per accedere da remoto e in sicurezza agli applicativi aziendali e il 45% ha dovuto ripensare buona parte degli strumenti per la collaborazione e comunicazione.

    I prodotti più ricercati in assoluto? Pc portatili (nel 26% dei casi) e programmi per le videoconferenze (16%).

    3.1) Gli svantaggi per l'azienda

    Paradossalmente, proprio il carattere di emergenza che ha scandito questa accelerazione digitale da parte delle imprese nostrane rappresenta uno degli svantaggi principali dello smart working. Se è vero che imprenditori e aziende sono stati spinti ad ammodernare il proprio approccio al lavoro agile, infatti, è altrettanto vero che una transizione così repentina ha portato anche innegabili difficoltà di adattamento.

    In questo senso, una delle principali problematiche delle aziende legate allo smart working è rappresentata dalla difficoltà di controllo sull’operato dei propri dipendenti, che soprattutto in una prima fase potevano non essere pronti a gestire un tale carico di responsabilità.

    Un’altra questione importante riguarda la difficoltà di condivisione delle informazioni: la maggiore distanza infatti può comportare una minore immediatezza nella comunicazione, se non si adottano subito i giusti strumenti per il lavoro da remoto.

    3.1) Gli svantaggi per il dipendente

    Quella del lavoro agile è una transizione complessa, che interviene a vari livelli: lo smart working per un dipendente single, che lavora da solo nel suo appartamento, non può essere paragonata a quella di un genitore, che magari si trova ad affrontare la medesima situazione condividendo gli spazi con un figlio piccolo in cerca di attenzioni. Una delle principali difficoltà per i lavoratori consiste quindi nel dividere il proprio tempo tra lavoro e vita privata. La capacità di auto-organizzazione diventa fondamentale per evitare facili tentazioni o sbilanciare la propria attenzione tra il lavoro o la famiglia.

    Non solo: quando si è abituati a condividere spazi e abitudini con i propri colleghi, può risultare difficile ritrovarsi all’improvviso da soli, nelle proprie case, lontano da tutti. Il rischio diventa quello di sviluppare un senso di isolamento, che può condurre a un impoverimento delle proprie performance oltre ad acuire la sensazione di solitudine nei confronti della propria organizzazione.

    4) Lo smart working come soluzione del futuro

    Lo smart working appare sempre più come la soluzione del futuro, a patto che si cominci a costruirne le fondamenta fin da oggi, a prescindere dal Covid.

    I suoi vantaggi potenziali sono altissimi: dall’aumento delle performance aziendali alla maggiore soddisfazione dei dipendenti; da un potenziamento generale dell’accesso alla tecnologia fino al minore impatto ambientale, legato alla riduzione di emissioni di CO2 connesse ai vari spostamenti.

    La pandemia ha dato una sferzata importante al processo di modernizzazione del lavoro in Italia, spingendo il lavoro agile da semplice suggestione a vera e propria imposizione, con tutti i pro e i contro che abbiamo analizzato. Tuttavia, rispetto agli svantaggi, legati soprattutto alla estrema velocità di questo processo di transizione, i vantaggi sembrano essere infinitamente maggiori, dimostrando che lo smart working rappresenta un’opportunità reale per le aziende che sapranno approfittarne. Ecco perché è importante apportare subito reali e duraturi cambiamenti nella propria organizzazione, rendendola più smart, dinamica e moderna, per rispondere con sempre maggiore efficacia alle sfide che il futuro ci riserva.

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