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    Come scegliere il giusto software gestionale per il tuo ristorante

    Gabriele Gabbini
    Scritto da Gabriele Gabbini
    il 16 febbraio 2021
    tempo di lettura: 5 minuti

    Indice

    1) Gestionali per ristoranti, facciamo chiarezza

    2) I tre pilastri dei software gestionali

    3) Come scegliere il gestionale perfetto per il proprio ristorante

    4) L’importanza del passaparola

    5) Due dritte per far fruttare l’investimento

    1) Gestionali per ristoranti, facciamo chiarezza

    Prima di tutto è importante capire cosa si intende esattamente per “software gestionale”: è un po’ come avere al proprio fianco un assistente dedicato, h24 e sette giorni su sette; qualcuno capace di elaborare in modo rapido ed efficiente tutti i numeri di un ristorante per trasformarli in ricavi. Oltre a questo, però, il software è fondamentale anche per snellire e automatizzare diverse procedure gestionali e, in definitiva, aumentare il grado di comunicazione all’interno del ristorante.

    2) I tre pilastri dei software gestionali

    Sono tre, calandoci nella pratica, gli aspetti di un ristorante che possono subire grandi miglioramenti attraverso l’applicazione di un gestionale:

    • Relazione con i clienti:

    la comanda elettronica garantisce precisione e velocità ed è anche possibile verificare in tempo reale se una pietanza o una bevanda siano già terminate, risparmiando brutte figure davanti al pubblico.

    • In cucina:

    la comanda scritta a mano è una delle principali fonti di confusione all’interno di un locale. A volte incomprensibile, facile da perdere, il foglietto si può sporcare e diventare illeggibile. Il gestionale rende invece la comunicazione tra sala e cucina più agile, semplice e, in definitiva, chiara. Al cameriere basta flaggare le ordinazioni sul proprio smartphone o palmare e l’ordine viene trasmesso automaticamente in cucina.

    Alcuni software sono anche in grado di calcolare i tempi di preparazione delle varie pietanze, indicando ai cuochi da quale partire per portare tutte le ordinazioni al tavolo contemporaneamente ed evitare inutili e fastidiose attese ai clienti. È possibile inoltre gestire le scorte di magazzino, oppure ancora valutare l’opzione dell’“ordine automatico” quando un dato prodotto sta per terminare, così da non lasciare mai gli scaffali sguarniti.

    • Fatturazione:

    quando i camerieri inviano una comanda virtuale, l’ordine arriva sia in cucina che in cassa. In questo modo, il margine di errore del ristoratore si riduce al minimo e, per agevolare il cliente, anche la realizzazione di conti separati diverrà un gioco da ragazzi.

    In aggiunta a quanto già detto poi, i gestionali possono fornire molte altre informazioni, fondamentali anche per valutare l’operato dei propri dipendenti, come verificare quale cameriere vende più piatti, quali sono i periodi di punta o le pietanze più ordinate dai propri avventori, etc. Tutte informazioni che, se correttamente utilizzate, possono aiutare i gestori a massimizzare i guadagni.

    3) Come scegliere il gestionale perfetto per il proprio ristorante

    La cosa imprescindibile è imparare a conoscersi: sapere di cosa abbiamo bisogno e dove vogliamo arrivare è fondamentale per fare una scelta davvero oculata.

    Un consiglio? Il prezzo non è tutto. Ciò che più conta è trovare il prodotto che fa davvero al caso nostro, a seconda delle informazioni che si ritengono più utili per incrementare il volume degli affari. Il costo diventa dunque un fattore secondario, perché il giusto gestionale porterà sempre in dote un risparmio di tempo, energie e, di conseguenza, soldi. Per esempio: serve un gestionale che effettui un’analisi dettagliata dei prodotti venduti? Oppure che divida per fasce orarie i coperti e il guadagno medio, permettendo di fare una proiezione dei coperti minuto per minuto? O ancora uno che monitori il magazzino, in modo da automatizzare gli ordini ed evitare buchi o accumuli di merce?

    Sono solo alcune delle domande a cui bisogna dare risposta prima di poter restringere il campo e trovare il gestionale che più si confà alle proprie esigenze.

    Se poi l’attuale periodo storico, reso ancor più difficile dall’allarme Covid-19, rendesse difficile valutare grossi investimenti, esistono altre soluzioni per spendere poco senza abbassare la qualità.

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    4) L’importanza del passaparola

    Una volta ristretta la rosa dei gestionali disponibili sul mercato, un buon consiglio da seguire è quello di verificare sempre le “referenze” dei vari sistemi in oggetto. Come? Facile, molto spesso basta dare un’occhiata al sito del produttore per vedere con quali aziende lavora o ha già lavorato. A questo punto sarà sufficiente contattare i ristoranti citati e, con una chiamata “da professionista a professionista”, verificare eventuali criticità o problematiche del servizio.

    5) Due dritte per far fruttare l’investimento

    Due semplici parole, in grado però, da sole, di portare alla riuscita o meno del progetto: “assistenza” e (adesso sì) “costi complessivi”.

    L’assistenza nel post-vendita è un fattore a dir poco fondamentale. Al di là dei facili slogan delle case produttrici, è di vitale importanza avere la certezza di un servizio dedicato valido e, soprattutto, presente. Perché quando ci si cala nella vita reale, in caso di malfunzionamenti o blocchi del sistema, nessun gestore potrà mai permettersi di chiedere al cliente di aspettare 24/48 ore prima di poter ordinare, o pagare, il proprio pasto.

    Un modo rapido e sicuro per accertarsi dell’efficienza di un servizio è, ancora una volta, quello di verificare con le aziende che già se ne servono, per approfondire quale sia la reale velocità di reazione della loro assistenza.

    In questo senso, è sempre meglio rivolgendosi a partner capaci di offrire una risposta 24 ore su 24, con la possibilità di analisi anche da remoto del software e la garanzia di interventi immediati in caso di urgenza. I costi con tutta probabilità si alzeranno, ma l’investimento vale decisamente il sacrificio.

    Altra questione di non poca rilevanza è, finalmente, l’analisi del rapporto qualità-prezzo: spesso infatti nei contratti vengono inseriti sia l’hardware (ovvero la “cassa”) che il software (cioè il programma). A latere però vanno considerati anche i vari apparecchi e device da fornire al personale: i palmari, la stampante fiscale, la stampante interna, i collegamenti wi-fi, etc. Prima di operare una scelta definitiva, dunque, è necessario valutare ogni aspetto che ruota intorno al singolo software: quante e quali attrezzature necessita per funzionare al meglio? Quanto costano? Quante ore di formazione devo mettere in conto per i miei dipendenti? Quanta manutenzione prevedo di fare al sistema? In futuro sarà possibile fare un upgrade del contratto inserendo nuove funzioni? E a che prezzo?

    In definitiva, possiamo affermare che scegliere il proprio programma gestionale sia un’impresa tutt’altro che semplice. Nonostante questo però, seguendo la rotta che abbiamo appena tracciato, sarà un po’ più facile orientarsi e trovare il prodotto giusto al giusto prezzo, per cominciare a rendere un pub o ristorante sempre più moderno e redditizio.

    Se qualcuno invece non fosse ancora convinto dell’importanza di dotare il proprio ristorante di un software gestionale, non resta che “provare per credere”. Opportunità come il noleggio di Never Buy infatti, soprattutto in questi casi, sono utilissime per dare modo al singolo professionista di valutare sul campo il reale potenziale di un investimento, senza pesare troppo sulle proprie casse.

    Hospitality e Negozi

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